Wie wäre es, wenn Du mit mit einem einfachen Trick alle Deine Mails wiederfindest ohne lange in deinen Ordnern zu suchen?

Nachdem auch ich viel Zeit damit verbracht habe Orderstrukturen auszudenken und Emails richtig zu sortieren, stellte ich fest, dass dies gar nicht mehr notwendig ist und nur Zeit frisst. Die Suchalgorithmen von Outlook sind inzwischen so ausgereift, dass man mit folgenden Begriffen 99% der gesuchten Mail in Sekunden findet:

  1. FROM:Gordon – alle Mails von mir
  2. TO:Gordon – alle Mails die an mich gingen
  3. CC:Gordon – alle Mails auf denen ich kopiert wurde
  4. KEYWORD:Gordon – alle Mails, die „Gordon“ im Text enthalten
  5. SUBJECT:Gordon – alle Mails, in denen „Gordon“ im Betreff steht
  6. HASATTACHMENT:Yes – alle Mails mit Anhang
  7. HASATTACHMENT:No – alle Mails ohne Anhang

Oftmals reicht es jedoch nicht nur einen der Begriffe einzugeben, um die gesuchte Mail zu finden. Die Übung liegt nun darin, die richtige Kombination zu wählen. Die wichtigsten sind:

  1. FROM & SUBJECT
  2. FROM & KEYWORD
  3. FROM & HASATTACHMENT:Yes & SUBJECT/KEYWORD
  4. FROM & CC

Für mich war das Nutzen der Suchfunktion zu Anfangs eine große Umstellung, jedoch finde ich Mails nun schneller, wie bei meiner alten Ordnerstruktur. Die Zeitersparnis ist groß, gerade wenn die Anzahl der täglichen Mails hoch ist.

Weiterführende Links:

Ein Gedanke zu “Ordnerstruktur Adé – Effizienter arbeiten mit Outlook

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