Kennst Du das Gefühl man hat 100 Dinge zu erledigen und du weißt nicht wo du anfangen sollst?

Mit dem ersten Schritt die Aufgaben aufzuschreiben ist es leider nicht getan, sondern der weitere Umgang mit der Auflistung ist ausschlaggebend für eine effiziente Arbeitsweise oder unnötige Zeitverschwendung.

Es gibt verschiedenste Mittel eine ToDo-Liste zu gestalten, die sich über die Jahre bewährt haben – klassischen Notizblöcke, Post Its oder digitale Helfer (pupulär sind z.B. RememberTheMilk oder Wunderlist).

Was alle gemeinsam haben ist das tolle Gefühl, wenn ein Punkt abgearbeitet wurde und dieser durchgestrichen, weggeschmissen oder abgehakt wird.

Die effizienteste Variante oder Methode definiert sich über die Umstände. Sei es der Sachbearbeiter mit verstärkt administrativen Aufgaben oder der Projektleiter mit eher konzeptionellen&strategischen Fokus.

Ich arbeite nach diesen 4 Grundprinzipien:

  1. Aufgaben, die ich in weniger als 3 Minuten erledigen kann, werden direkt erledigt
  2. Alle übrigen Aufgaben schreibe ich auf
  3. Aufgaben&Anfragen, die ich an andere vergeben habe, vermerke ich zum Nachfassen für einen der folgenden Tage
  4. Zu tätigende Anrufe sind auch Aufgaben

Nachdem ich verschiedene ToDo-Systeme ausprobiert habe, kann ich Euch die folgende Herangehensweise empfehlen.

1) Gruppieren nach „Getting Things Done“

Das Buch „Getting things done“ von David Allen (Affiliate Link) beschäftigt sich mit einer Selbstmanagement-Methode die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll.

Nach diesem Prinzip ordne ich alle Aufgaben in zugehörige Gruppe ein:

  1. Inbox – alle Todo’s die täglich so reinflattern
  2. Next Actions – Aufgaben für den Tage / die Woche
  3. Waiting for – Delegierte Aufgabe oder Input von Dritten, damit ich weiterarbeiten kann
  4. Someday/Maybe – Projekte oder Dinge, die ich schon immer mal machen wollte, aber keinen Zeitdruck verspüre
  5. Done – Wichtigste Kategorie für das befriedigende Gefühl, etwas erledigt zuhaben

b) Sortieren nach Priorität

Neben der Sortierung nach Gruppen macht es durchaus Sinn, die Priorität durch a) Reihenfolge oder b) Nummerierung festzulegen. Dies mache ich ausschließlich in der Gruppe „Next Actions“.

Anfangs hatte ich Schwierigkeiten die jeweilige Aufgabe richtig einzuordnen. Folgende Fragen helfen mir bei der Priorisierung:

  1. Welche Konsequenzen hat es, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird?
    • Je größer die Konsequenz, desto höher Priorität
  2. Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
    • Je näher die Deadline, desto höher die Priorität
  3. Wie lange benötige ich für die Aufgabe?
    • Je geringer der Zeitaufwand, desto höher die Priorität

Mir persönlich ist aufgefallen, dass manche Aufgaben jeden Tag weit unten in der Liste auftauchen und am Ende de-priorisiert werden. Passiert dies an zwei aufeinanderfolgenden Tagen, stelle mir die Frage nach der Sinnhaftigkeit und streiche sie komplett oder überlege diese zu delegieren. Mit delegieren meine ich nicht das Abschieben, sondern die Frage, ob es eventuell jemanden gibt, der es entweder schneller erledigen kann oder für den es wichtiger ist, als für mich.

c) Digital oder Analog

Bei der Frage, ob das richtige Werkzeug ein Schreibblock, das Notepad, Outlook oder eventuell Trello ist, scheiden sich die Geister.

Persönlich habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Möglichkeit mit Trello zu arbeiten, für mich die sinnigste Lösung ist.

Was ist Trello? Trello ist ein online Project-Management Tool. Es basiert auf den Kanban Prinzipien, welche in den 80ern initial zur Prozessoptimierung u.a. von Toyota eingeführt worden sind. Sinn war es, jeden Prozess in alle Einzelbestandteile zu zerlegen und Schritt-für-Schritt zu optimieren.

tour-board
Quelle: https://trello.com/tour

Mit anderen Worten, es sind Listen in Listen, die dynamisch verwaltet werden können.

Folgende Vorteile hab ich für mich entdecken können:

  1. Einfaches Drag&Drop der Aufgaben in die richtige Kategorie
  2. Gruppe „Done“ kann täglich archiviert werden
  3. Da nichts durchgestrichen wird (wie bspw. auf dem Papier), bleibt die Übersicht erhalten
  4. Farbkodierung erleichtern das Zuordnen zu Projekten/Kunden
  5. Große Projekte können in einer seperaten Tabelle bearbeitet werden

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